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télésecrétariat médical
Accueil Des télésecrétaires expérimentées qui maitrisent la relation patient et la gestion d'un planning médical En savoir plus Tous vos appels sont décrochés et gérés sans attente, 24h/2...
Pour les professionnels de santé, la permanence téléphonique médicale est le gage d’une image de qualité pour le praticien, qu’il exerce en tant que libéral ou dans un hôpital, maison de santé, clinique… Ceux qui l’ont essayée, la recommandent fortement aux autres, d’autant que le service de télésecrétariat se considère désormais comme un enjeu stratégique...
Qu'est-ce qu'une permanence téléphonique médicale ?
Une permanence téléphonique médicale est d’abord une solution aussi simple qu’efficace dédiée aux professionnels de la santé. Elle permet d’être joignable à tout moment sans être dérangé. Tout passe par la mise en place d’un système d'agenda en ligne consultable en quelques clics, depuis un ordinateur ou un Smartphone. Elle joue le rôle de secrétariat téléphonique délégant les appels à des télésecrétaires spécialisées dans le domaine médical.
Une permanence téléphonique de qualité est également un reporting précis de tous les appels entrants qui détermine plusieurs éléments nécessaires pour la bonne gestion de l’agenda tels que :
- Date de rendez-vous
- Demande de renouvellement
- Objet de l'appel
- Résumé de l'entretien
- Résultats d'analyse ou d'examens
- Posologie…
Comment fonctionne-t-elle ?
Les télésecrétaires médicales sont censées répondre au nom du médecin et accueillir comme il se doit ses patients au téléphone. Elles gèrent les rendez-vous sur l’agenda en ligne et agissent conformément aux consignes véhiculées par le praticien. Il suffit de faire appel à un spécialiste averti de l’accueil médical pour disposer d’une plateforme de télésecrétariat. Cela vous apportera un véritable gain de temps et une tranquillité pendant les consultations.
Les appels entrants peuvent être transférés ou non selon vos consignes propres, c'est-à-dire que le médecin peut faire appel à ce service quand la secrétaire du bureau est absente ou en dehors des heures de travail. Aussi la possibilité de faire basculer les appels quand le médecin ne décroche pas est envisageable.
L’agenda est bel et bien consultable en ligne par internet grâce à un accès sécurisé et personnalisé. Tous les appels et les messages sont enregistrés. Souvent les services proposés peuvent être paramétrables selon les besoins.
Qui en est concerné ?
Tous les professionnels de santé et professions médicales qui disposent d’un agenda et de rendez-vous à gérer avec leur patientèle sont concernés par les offres de secrétariat médical à distance. Médecin généraliste, dentiste, gynécologue, cardiologue ostéopathe ou kiné, peuvent faire appel à une plateforme de télé-secrétariat spécialisée dans le médical et bénéficier de cette opportunité qui leur offre une grande liberté, tout en assurant en même temps le respect du secret professionnel. D’où la possibilité de se concentrer librement sur l'essence même de l’exercice du métier.
Différents modes de fonctionnement de télésecrétariat
Les praticiens qui optent pour le service de télésecrétariat médical auront le choix entre les formules qui leur permettront d’assurer la gestion de leur télésecrétariat, c'est-à-dire une secrétaire à distance qui travaille pour son compte ou via une société spécialisée. En interne, c’est une secrétaire travaillant chez un hôte qui aura à sa charge l'accueil téléphonique des patients et des confrères, la comptabilité, saisi de documents, gestion d’agenda, public... En externe par contre, on propose une permanence médicale spécialisée sur le créneau de l'accueil et de la gestion des appels entrants.
Les services des entreprises de télésecrétariat
Le télésecrétariat de qualité doit réaliser plusieurs tâches telles que la gestion des appels entrants en fournissant un accueil personnalisé. La compréhension de la raison de l'appel, le transfert de ligne au bon correspondant ainsi que la prise de message sont par ailleurs assurés.
Il est par ailleurs important d’apporter un renseignement aux correspondants conformément à sa requête et gérer les agendas des collaborateurs avec notamment la fonction clé de la prise de rdv patient en ligne, incluse dans toutes les prestations de télésecrétariat.
Avantages de l’externalisation de l’accueil téléphonique
- accueil qualitatif, transmettant les valeurs positives de la structure dès le premier contact téléphonique.
- temps gagné pour l'ensemble des collaborateurs qui peuvent rester concentrés sur leur cœur de métier.
- prise en charge rapide des appels et des requêtes
- gestion performante des agendas, en synchronisant les rendezvous sur la messagerie, le téléphone portable et l'ordinateur des collaborateurs.
L’'externalisation de la permanence téléphonique permet aussi de déterminer à l'avance le budget, les heures de travail, de définir clairement les consignes d'accueil et apporte un gain d'argent grâce à des formules à la carte avec des tarifs clairs.
Prise de rendez-vous en ligne
Grace au service de prise de rendez-vous en ligne et la télésecrétaire médicale, les patients pourront librement prendre un rendez-vous selon les disponibilités du médecin. Outre le fait de configurer l’agenda conformément aux consignes, un sms ou un e-mail sera envoyé aux patients qui attendent pour prendre un rendez vous de médecin en ligne et ce en cas d’annulation ou désistement.
Grâce à cette prestation, le rdv sera accordé sans aucun dérangement. Aussi, coté qualité, le patient sera bien accueilli en ayant la certitude que la personne qui le reçoit fera tout pour le satisfaire, si l’occasion se présente.
Après la phase de qualification de l’appel, la télésecrétaire prend le soin de déterminer le degré d’urgence de l’appel téléphonique médical, procède à la prise de message ou à l’aboutement de l’appel.
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